Trang chủ Excel cơ bản Bài 8. Định dạng dữ liệu

Bài 8. Định dạng dữ liệu

1842
0

Hello, xin chào các bạn. Vậy là chúng ta lại gặp nhau trong bài số 8 của Series học Excel cơ bản tại elego.org.

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách định dạng các kiểu dữ liệu sau:

  • Kiểu số (Number)
  • Kiểu tiền tệ (Currency)
  • Kiểu số trong tài chính- kế toán (Accounting)
  • Kiểu ngày-tháng (Date)
  • Kiểu thời gian (Time)
  • Kiểu phần trăm (Percentage)
  • Kiểu phân số (Fraction)
  • Kiểu hàm mũ khoa học (Scientific)
  • Kiểu chuỗi (Text)
  • Kiểu đặc biệt (Special)

Có 3 cách để tùy chọn định dạng cho kiểu dữ liệu, như ba ô màu đỏ ở hình bên dưới. Khu vực số 1 và số 2 rất dễ thao tác. Ở đây mình chỉ hướng dẫn các bạn cách định dạng dữ liệu ở khu vực số 3, từ đó các bạn tự biết cách định dạng ở khu vực số 1 và số 2 nhé.

định dạng dữ liệu trong Excel

Để mở hộp thoại định dạng dữ liệu, nhấn chuột phải vào ô cần định dạng, chọn Format Cells.

Chọn thẻ Number, hộp thoại định dạng dữ liệu mở ra như sau:

định dạng dữ liệu trong Excel

1. Kiểu số (Number)

Để định dạng dữ liệu kiểu số, bạn click chọn kiểu Number ở mục Category.

  • Decimal places: chọn số con số sẽ hiển thị ở phần thập phân. Như trong hình mình đang chọn 2 số thập phân.
  • Tick chọn vào Use 1000 separator (,) để ngăn cách giữa số hàng ngàn và hàng trăm bằng dấu phẩy (,)
  • Negative numbers: Tùy chọn hiển thị số âm. Bạn có các tùy chọn như: thêm dấu âm (-) ở phía trước, số âm được hiển thị bằng màu đỏ, số âm được đặt trong ngoặc đơn hoặc được đặt trong dấu ngoặc đơn và có màu đỏ.
  • Phần sample phía trên sẽ cho bạn thấy số được hiển thị như thế nào với mỗi tùy chọn của bạn.

2. Kiểu tiền tệ (Currency) và kiểu số trong tài chính- kế toán (Accounting)

Để định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ, bạn hãy chọn Currency ở mục Category.
Các tùy chọn bên tay phải cũng giống như kiểu số. Ngoài ra, ở mục Symbol bạn có thể chọn ký hiệu tiền tệ của các đơn vị tiền tệ trên thế giới như USD, Euro, Bảng Anh, Yên Nhật, Bath Thái hay VNĐ.

Kiểu accounting cũng có các tùy chọn tương tự như kiểu tiền tệ (currency).

3. Kiểu ngày-tháng (Date)

Để định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng (Date), bạn click chọn Date trong Category.
Ở mục type, chọn kiểu hiển thị bạn muốn như ngày/tháng/năm hay đầy đủ cả thứ, ngày/tháng/năm.

định dạng dữ liệu trong Excel

4. Kiểu thời gian (Time)

Để định dạng dữ liệu kiểu thời gian, bạn chọn Time trong mục Category. Bên tay phải, bạn có thể chọn hiển thị đầy đảu cả giờ, phút, giây, chỉ có giờ và phút hay các kiểu hiển thị khác.

5. Kiểu phần trăm (Percentage) và Kiểu hàm mũ khoa học (Scientific)

định dạng dữ liệu trong Excel

Chọn kiểu phần trăm (percentage) thì tất nhiên dữ liệu hiển thị sẽ có ký hiệu % rồi nhỉ. Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn hiển thị bao nhiêu số sau phần thập phân ở mục Decimal places.

Kiểu hàm mũ khoa học (Scientific) cũng có những tùy chọn tương tự. Bạn hãy tự chọn kiểu Scientific và tùy chỉnh thử xem nhé.

6. Kiểu phân số (Fraction)

định dạng dữ liệu trong Excel

Để định dạng dữ liệu theo kiểu phân số, bạn click chọn Fraction ở mục Category.

7. Kiểu chuỗi (Text)

Khi bạn chọn dữ liệu kiểu chuỗi (Text) trong hộp thoại Format Cells, đơn giản là bạn đang chuyển dữ liệu hiện tại về kiểu text. Sau đó, nếu bạn gõ bất kỳ kiểu dữ liệu gì vào ô đó thì Excel cũng sẽ hiểu nó là text. Thậm chí nếu bạn gõ công thức vào thì Excel cũng sẽ không thực hiện tính toán cho bạn, vì Excel hiểu rằng đó là một chuỗi và nó không thực hiện tính toán.
Do đó, nếu một ngày đẹp trời bạn gõ công thức và không thấy nó hiển thị kết quả cho bạn thì hãy kiểm tra xem có phải kiểu dữ liệu là text không nhé. Đó cũng là một trong những nguyên nhân. Cách xử lý trong trường hợp đó là hãy chuyển dữ liệu về kiểu General (mục đầu tiên trong Category ở hộp thoại Format Cells)

8. Kiểu đặc biệt (Special)

Nếu các kiểu dữ liệu như trên không đáp ứng được yêu cầu của bạn, hoặc bạn muốn tự nhập kiểu định dạng của mình thì bạn hãy chọn Special trong mục Category.

Bạn có thể chọn các kiểu định dạng trong danh sách. Hoặc ở mục Type, bạn hãy gõ kiểu định dạng mình muốn.

Ví dụ 1: Mình muốn hiển thị kiểu ngày tháng với 2 ký số cho ngày, 2 ký số cho tháng và 4 ký số cho năm, mình sẽ gõ như sau: dd/mm/yyyy
(Excel hiểu d= day, m=month, y=year)

định dạng dữ liệu trong Excel

Ví dụ 2: Để hiển thị 2 ký số cho ngày, 3 ký tự cho tháng và 4 ký số cho năm (ví dụ: 01 Jan 2018, 14 Feb 2018,…) thì chúng ta sẽ gõ: dd mmm yyyy.

Ví dụ 3: Để hiển thị số được phân cách giữa hàng ngàn và hàng trăm bằng dấu phẩy (,) và có đơn vị là “đồng”, ta sẽ nhập: #,### “đồng”.

Vậy là mình đã hướng dẫn các bạn cách định dạng các kiểu dữ liệu trong Excel, bao gồm: Kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu số trong tài chính- kế toán (Accounting), kiểu ngày-tháng (Date), kiểu thời gian (Time), kiểu phần trăm (Percentage), kiểu phân số (Fraction), kiểu hàm mũ khoa học (Scientific), kiểu chuỗi (Text), kiểu đặc biệt (Special).

Trong bài tới, chúng ta sẽ cùng làm một ví dụ về cách trình bày và định dạng bảng tính. Hẹn gặp lại các bạn !

Bình luận của bạn